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Gestire il tempo
al meglio: 10 consigli dagli esperti

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Gestire il tempo al meglio: 10 consigli dagli esperti

25Mar, 2021

Admin - Comments (1) - Lavoro

Tutto quello che c’è da sapere per rendere la giornata produttiva, pianificare le attività, organizzare il tempo sia al lavoro sia a casa e nel tempo libero.

Se vuoi, ascolta l’intero articolo su Spotify, cliccando qui sotto:

Mi capita spesso di lavorare con persone che hanno necessità di migliorare l’organizzazione delle proprie giornate: chi convive quotidianamente con l’ansia di non finire tutto ciò che ha da fare, chi soffre perché non passa tempo di qualità con i figli, chi si lamenta di non avere tempo per se stesso.

Secondo me è utile applicare strategie di ottimizzazione del tempo sia per la vita lavorativa, sia per quella personale. Programmare in maniera efficiente le ore di una giornata e della settimana ti permetterà di concludere le attività di lavoro senza pensarci fino all’indomani e di conseguenza potrai dedicare il tempo “davvero” libero a te stesso, famiglia, amici o altre esigenze. (Leggi anche: “5 segreti e 5 buoni motivi per gestire il tuo tempo libero”).

A questo proposito ho pensato di fare una bella ricerca di articoli sul tema della gestione del tempo. La sintesi che ti propongo qui è frutto della lettura di circa 50 articoli. Tra questi ho selezionato successivamente gli articoli più completi e pertinenti e infine ho creato una lista definitiva dei 10 migliori suggerimenti per ottenere il massimo della produttività dalle ore della tua giornata.

Qui di seguito ti introduco gli articoli da me selezionati corredati da un mio commento personale e dal link dell’articolo originale. In alcuni casi troverai anche del materiale aggiuntivo, come schede e strumenti.

1. Come diventare persone super-produttive: gli 8 segreti

Questo articolo di Andrea Giuliodori è basato su un’indagine circa la produttività personale di persone miliardarie, campioni olimpici, studenti modello di università statunitensi e imprenditori multimilionari.

I consigli sono di carattere molto pratico e smontano i falsi miti dell’organizzazione e le peggiori abitudini, tra cui To-do list, fare straordinari, leggere le mail a ogni notifica ecc.

IN BREVE

Il segreto di fondo svelato da questo interessante studio è di far fluire le attività in modo che abbiano un ciclo di vita che inizia e finisce e sul quale non sarà necessario ritornare. In questo modo non solo si finisce prima, ma si risparmia anche molto tempo e si riduce lo stress delle troppe cose da fare.

LA MIA OPINIONE

Sono una sostenitrice accanita del procedere senza tornare indietro. Una volta un amico appassionato di scacchi mi stava insegnando delle strategie di gioco e una delle cose che più mi è rimasta impressa è: “mai tornare indietro sui propri passi, piuttosto attacca”. Questa frase sintetizza molto bene il concetto: se inizi una cosa, finiscila. Tornare indietro è sempre una perdita di tempo. A volte capita di interrompere un lavoro e doverlo riprendere in mano successivamente, ad esempio a me capita quando scrivo articoli lunghi. In quel caso rileggo la parte scritta il giorno prima per essere sicura di procedere con le stesse regole di scrittura e procedo, senza ritoccare nulla.

Alla fine della stesura mi occupo della rilettura finale e apporto eventuali correzioni, poi anche se ritengo che tutto sia sempre perfezionabile, clicco su “Pubblica”.

Come Organizzare il Tempo: le 8 Cose che le Persone Super-Produttive Fanno Diversamente dagli Altri” di Andrea Giuliodori

Foto di Carl Heyerdahl

2. Come organizzare il tempo al meglio

Se le giornate fossero di 72 ore, avresti esattamente gli stessi problemi di mancanza di tempo che hai oggi. Infatti in questo articolo di “La mente è meravigliosa” si stabilisce che non si gestisce il tempo, bensì se stessi. Ogni giorno abbiamo tutti la stessa quantità di tempo a disposizione e la differenza di risultati dipende solo dalla tua forza di volontà. Per raggiungere tutti gli obiettivi è importante utilizzare un’agenda da tarare e adattare ogni mattina.

IN BREVE

Il focus di questo articolo verte sulla programmazione della singola giornata e sulla necessità umana di includere dei momenti di relax, ma soprattutto sull’importanza della determinazione e della costanza.

LA MIA OPINIONE

Purtroppo non è sufficiente desiderare la forza di volontà per ottenerla. Noi stessi siamo la principale causa dei nostri fallimenti. Io ho imparato un semplice accorgimento. Quando devo svolgere un’attività piccola o grande e mi accorgo che non ho proprio voglia di farla in quel momento, mi dico:

“è più il tempo che passi a pensare a quali scuse inventarti con te stessa per rimandarla, a pensare di doverti riorganizzare per farla successivamente e magari a sentirti in colpa o in ansia per non averla fatta, rispetto al tempo che impiegheresti a farla proprio ora, ossia quando avevi già previsto di occupartene.”
Quindi in quel momento inizio, punto.

Organizzare il tempo al meglio” di La mente è meravigliosa

3. Come gestire il tempo con 7 tecniche

Il terzo articolo che voglio portare alla vostra attenzione è di Alessandro Tozzi e si distingue da tutti gli altri perché semplifica al massimo la programmazione dei tempi delle attività da svolgere. Infatti le tecniche che illustra sono pronte all’uso e facilmente applicabili per la pianificazione delle ore di studio e di lavoro.

IN BREVE

Il segreto è semplice: inizia dedicando un tempo circoscritto alle attività prioritarie, assicurandoti di essere comodo e concentrato per brevi intervalli. Inoltre smetti di ossessionarti con tutto ciò che ancora ti manca, perché le cose, per essere completate, devono essere fatte e non solo pensate.

LA MIA OPINIONE

Credo che la difficoltà più grande per chi fa fatica a organizzare le proprie giornate sia la capacità di dare priorità alle attività. Uno strumento che ho sempre trovato molto utile è la Matrice di Eisenhower che permette di dividere in 4 categorie le attività a seconda che siano, o meno, importanti e urgenti (se vorrai provare a utilizzarla, qui sotto ho inserito l’immagine della matrice che ho creato per te). Trovo che la classificazione sia già un ottimo esercizio di consapevolezza per impiegare bene il proprio tempo. Ritengo inoltre che, contemporaneamente all’organizzazione delle ore lavorative, sia importante soffermarsi ogni tanto anche su tutto quello che si desidera fare per se stessi, con la famiglia e gli amici. Consiglio quindi di dedicare un momento nell’arco della settimana a pianificare tutte quelle cose che solitamente ti trovi a rimandare perché ti senti senza energie dopo il lavoro.

“Come gestire il tempo per riuscire a fare tutto” di Alessandro Tozzi

Matrice di Eisenhower

4. Come evitare le distrazioni per la massima concentrazione

Nel quarto articolo che ti propongo, di Silvio Gulizia, la sfida con se stessi è restare concentrati sulle attività importanti tutto il giorno. Quindi oltre alla programmazione di inizio giornata ci sono una serie di momenti di controllo che servono a mantenersi focalizzati, evitando distrazioni inutili.

IN BREVE

Solo il 20% delle attività che svolgiamo farà la differenza. La chiave del successo è la concentrazione: esistono diverse tecniche vincenti per allontanare i pensieri disturbanti e le fonti di distrazioni esterne che ci circondano. La produttività diventa significativa quando si riesce a dedicare la massima attenzione a ciò che stai facendo, anche se il tempo è poco.

LA MIA OPINIONE

C’è stato un momento in cui ho iniziato a lavorare “solo” 8 ore*, a fare una pausa dopo ogni ora di lavoro intenso, a osservare il turbinio delle giornate dei colleghi che mi facevano da specchio e monito. In quel preciso momento ho smesso di essere stravolta alla sera e ho iniziato a porre la mia attenzione su ciò che mi piaceva fare e a cui non avevo voluto dedicare tempo fino a quel momento.

Si, “non avevo voluto”; perché ogni volta che non fai qualcosa che desideri stai scegliendo arbitrariamente di non farlo.

*Lavorare 8 ore, invece di 10/12, non significa essere irresponsabili o scansafatiche. Significa essere consapevoli che l’energia umana ha dei limiti e che dedicare la tua massima attenzione e concentrazione al lavoro è la miglior ricompensa che puoi dare al tuo datore di lavoro. Inoltre significa dare spazio e valore alla tua vita personale, perché è quantomeno altrettanto, e probabilmente più, importante, e spesso è penalizzata dalla foga impiegata nelle attività professionali. A questo proposito puoi leggere anche il mio articolo dedicato al tempo libero: “5 segreti e 5 buoni motivi per gestire il tuo tempo libero”.

“Come tenere sotto controllo la giornata quando sei pieno di cose da fare” di Silvio Gulizia

5. Come gestire le energie per raggiungere tutti gli obiettivi della tua giornata lavorativa

L’articolo numero 5 spiega come gli imprevisti possano cambiare i tuoi programmi e farti perdere molta energia. Oltre a programmare le ore di lavoro, sostiene che sia fondamentale ridurre l’intensità del lavoro in un’unità di tempo definita e dedicare 20 minuti a un break dopo ogni ora intensa.

IN BREVE

Il consiglio più grande di Sara Noseda è di pianificare la giornata in modo da iniziare con le attività che non ti piacciono. Continuando a posticiparle nell’arco della giornata, corri il rischio di accumulare stanchezza e procrastinare fino a quando ti vedrai costretto a svolgerle di fretta o l’indomani. Lo svantaggio è che la mattina successiva partirai ancora meno motivato e appesantito. Invece, come dicevano i nostri nonni: “via il dente, via il dolore”.

LA MIA OPINIONE

Procrastinare è il demone dei nostri tempi. La frase più ripetuta di sempre è “non ho tempo”. Soprattutto quando si ha una famiglia e bambini piccoli, le cose da sbrigare nella pratica sono moltissime e spesso questa mole sommata alle poche ore, genera stress. Allo stesso tempo credo che ottenere una maggiore serenità e la riduzione dell’ansia siano degli obiettivi che non solo è giusto darsi, ma anzi dovrebbero essere una priorità e un’auto-imposizione di routine, come lavarsi i denti. Altrimenti più passa il tempo e più il prezzo da pagare per non esserti preso cura di te sarà alto. Solo approfondendo i problemi e le possibili opzioni è possibile trovare nuove soluzioni.

“Imparare a organizzare la giornata lavorativa è possibile, raggiungere gli obiettivi con ottimismo è plausibile” di Sara Noseda

Foto di Alexa Williams

6. Come portare a termine le tue attività quotidiane

In questo caso Roberto Lombardi si concentra sui risvolti dell’essere multitasking. Potresti pensare di risparmiare tempo facendo 2 o 3 cose contemporaneamente, in realtà è provato scientificamente che aumentano la disorganizzazione e lo stress. Primo suggerimento quindi: una cosa alla volta.

IN BREVE

Il trucco per portare a termine tutte le attività prefissate è scegliere il giorno prima un numero definito di attività (max 5). La scelta delle attività deve essere fatta in maniera realistica e deve indicare solo i compiti che sarai sicuro di poter iniziare e terminare nella giornata successiva.

LA MIA OPINIONE

Sono pienamente d’accordo sull’identificare poche attività alla volta da svolgere, perché spesso non siamo in grado di stimare il tempo necessario e ci ritroviamo a fine giornata con un senso di insoddisfazione per non essere riusciti a portare a termine ciò che ci eravamo imposti.

Siamo umani e la soddisfazione è uno dei nutrimenti più importanti sul lavoro.

Meglio arrivare alla sera con poche cose, ma fatte bene e completate, piuttosto che avere lasciato incompiute 3 cose e aver svolto di fretta le altre per paura di non fare tutto.

“Pianificare il lavoro: ecco come portare a termine le tue attività quotidiane” di Roberto Lombardi

Foto di Samantha Gades

7. Come organizzare la tua giornata e gestire i cambiamenti di programma

L’articolo di wikiHow è uno dei più completi circa il migliore utilizzo possibile dell’agenda, sia essa cartacea o digitale. L’agenda è sia uno strumento flessibile che si adatta ai possibili cambiamenti di esigenze, sia una guida con delle regole ben precise. La buona notizia è che le regole le decidi tu: ad esempio quanto tempo dedicare a un’attività.

IN BREVE

Io consiglio di leggere questa guida più volte perché spiega molto bene i passaggi logici che avvengono tra la programmazione ideale di inizio giornata e la gestione dei possibili ostacoli, in modo da ridurre al minimo il rischio di lasciare delle attività importanti incomplete.

LA MIA OPINIONE

Spesso lavoro con le persone sulla gestione del tempo e dopo aver sviluppato una bella pianificazione mi sento dire che potrebbero esserci degli imprevisti che mandano a monte tutto il piano.

Puntualmente scopro che nella classificazione di “imprevisto” sono inseriti tutti gli avvenimenti che possono potenzialmente interrompere lo svolgimento di un’attività: notifiche, messaggi, telefonate, persone che entrano nella stanza ecc.

In questo caso è importante dividere gli imprevisti tra quelli che sono nella tua zona di controllo e quelli che non lo sono. Ad esempio se vuoi ridurre al minimo le distrazioni derivanti dallo smartphone puoi utilizzare la modalità “non disturbare”: in questo modo le persone importanti potranno contattarti in caso di emergenza, tutti gli altri potrai richiamarli quando avrai tempo da dedicargli e non sarai distratto da suoni e vibrazioni delle altre notifiche. Un altro suggerimento è di avvisare preventivamente le persone che si trovano nel tuo stesso ambiente dicendogli che per un tot di ore non sarai disponibile.

Esistono infiniti modi per ridurre gli imprevisti, e ognuno può trovare le soluzioni (e relative eccezioni) che preferisce, l’importante è soffermarsi per trovare una strategia: identifica quali sono le principali distrazioni e pensa a come poterle arginare.

“Come organizzare la tua giornata” di Kathi Burns

8. Come organizzare una giornata casalinga e lavorativa più produttiva

Anche in questo caso, secondo Marisa Arrighini, il primo passo per gestire al meglio le ore è definire una serie di attività con il tempo stimato e utilizzare uno strumento per prenderne nota. All’inizio tenderai a destinare meno tempo di quello che serve, ma con la pratica e l’esperienza diventerai sempre più bravo a calcolare i tempi in maniera corretta.

IN BREVE

La nuova raccomandazione rispetto agli altri articoli che desidero farti notare è: sfrutta il tempo di attesa. Durante gli spostamenti con i mezzi pubblici o tra un appuntamento e un altro, ad esempio, puoi dedicarti qualche minuto di relax leggendo un libro che ti piace o portare a termine un’attività della tua lista.

LA MIA OPINIONE

Secondo la mia esperienza è meglio lasciare quanto più possibile liberi i tempi di attesa o per gli spostamenti. Credo che la soddisfazione di aver fatto tutto quello che dovevi debba essere anche accompagnata da tempi “morti” che servano per ricaricare le batterie. Ad esempio in sala di attesa invece di usare continuamente il telefono, nota cosa succede fuori dalla finestra, osserva la stanza, guarda le persone, parla con loro.

Siamo sempre assorti nel “fare” per ottenere un beneficio nell’immediato futuro, ma a volte è utile ridurre il ritmo e semplicemente stare nel presente.

A questo proposito ti suggerisco di leggere qualche informazione sulla Mindfulness per una maggiore “consapevolezza di sé e della realtà nel momento presente e in maniera non giudicante”.

“Come gestire il tempo e organizzare la giornata” di Marisa Arrighini

Foto di Matt Ragland

9. Le regole d’oro per le persone molto impegnate

Cecilia Sardeo è davvero brillante e il suo video inizia con una provocazione: non lasciare che siano gli altri a disporre del tuo tempo. Ogni volta che qualcuno o qualcosa ti interrompe smetti di essere padrone del tuo tempo.

IN BREVE

Per una giornata produttiva al massimo Cecilia consiglia 6 regole. Tra queste, sono 3 i consigli a cui desidero dare risalto a completamento del presente articolo.
1) Svegliarsi all’alba
2) Definire almeno 2 blocchi di tempo ininterrotti nell’arco della giornata lavorativa
3) Fare sport o movimento ogni giorno

LA MIA OPINIONE

In linea di massima credo che queste 6 regole siano molto funzionali. Penso anche che sia utile darsi delle scadenze precise per le attività più importanti.

In questo caso definirei una data esatta entro la quale il tale compito deve essere stato completato.

A partire dalla data limite puoi andare a ritroso a capire quando e quanto tempo dedicarci, senza dimenticare di lasciare un tempo di sicurezza per un eventuale verifica prima della scadenza impostata.

“Come Organizzare La Giornata: 6 Regole D’Oro” di Cecilia Sardeo

10. Come rendere la tua giornata più produttiva, premiandoti

L’ultimo articolo che porto alla tua attenzione parla di 5 strategie per ottenere la massima produttività dalle tue giornate. Anche in questo caso prevede la definizione di poche attività, di un tempo specifico da dedicarvi e l’indicazione di eliminare le distrazioni.

IN BREVE

Il suggerimento più interessante riguarda la ricompensa. Siamo tutti sempre molto concentrati a fare senza fermarci. Luciano Cassese ci invita dopo ogni 15/30 minuti a staccare gli occhi dal computer, smartphone o agenda per alzarci, allungare le gambe e le braccia, chiudere gli occhi, respirare e guardare fuori dalla finestra, prima di tornare alle nostre attività.

LA MIA OPINIONE

Ci sentiamo addosso una responsabilità molto grande e spesso pensiamo che sia semplicemente il nostro dovere svolgere determinate attività. Allo stesso tempo restiamo sempre degli esseri umani e viviamo di soddisfazioni. Poco importa se si tratta di piccoli traguardi, in fondo sappiamo tutti che “La felicità è nelle piccole cose”.

Conclusione

Con questo ho terminato la carrellata di nozioni derivanti dai 10 articoli più letti in tema di programmazione e gestione del tempo.

Ecco la lista definitiva con i 10 consigli per la migliore pianificazione e gestione del tempo e delle attività lavorative e casalinghe per rendere le tue giornate e la tua settimana più produttive.

  1. Identifica al massimo 5 attività da portare a termine oggi
  2. Attribuisci un tempo specifico a ogni attività, tienine traccia e impara a essere sempre più preciso e realistico nel farlo
  3. Attua delle strategie volte a ridurre al minimo le distrazioni, prima di iniziare un’attività
  4. Inizia da ciò che non ti piace
  5. Concentrati sulla prima attività e dimenticati di quelle che ancora mancano
  6. Concediti delle pause di relax in cui ti alzi, ti sgranchisci, chiudi gli occhi e respiri
  7. Inizia e finisci, laddove possibile non tornare sui tuoi passi
  8. Ottimizza il tempo di attesa per concederti qualcosa che ti piace
  9. Svegliati presto per aggiungere ore alla tua giornata
  10. Ogni volta che riesci a rispettare i tuoi programmi, concediti un piccolo premio.

Se vuoi scoprire i 5 segreti per gestire il tuo tempo libero e ottenere tutti i vantaggi che ti faranno sentire soddisfatto e felice, leggi anche questo mio articolo: “5 segreti e 5 buoni motivi per gestire il tuo tempo libero”.

Sono a tua disposizione per informazioni e maggiori dettagli.
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Foto di Chirobocea Nicu (Copertina)

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